Abril/Junho 2004
Nº3
  
 
Editorial
Nesta terceira edição damos destaque à gestão documental, incluindo naturalmente a abordagem do uebe.Q. Apresentamos também um equipamento, o scanner ScanSnap, que sem dúvida é uma mais valia em qualquer sistema de gestão.

Tal como prometido finalizamos o nosso artigo sobre Outsourcing, desta vez abordando algumas questões importantes para o processo de decisão.

Na próxima edição vamos destacar a certificação da Ponto.C. Estamos na fase final do processo (no início de uma longa caminhada), tendo sido já realizada a auditoria de concessão. Pretendemos assim alcançar um patamar que, mais do que um objectivo interno, é uma garantia para os nossos clientes de que ambicionamos a Qualidade.

Aproveitamos a oportunidade para informar que no dia 22 de Abril a Ponto.C celebra 6 anos de actividade.

Até à próxima,

Guilherme Damas
  Gestão Documental
A necessidade de documentos é comum a todas as organizações. Legislação, cadernos de encargos, especificações técnicas e manuais são apenas alguns exemplos com que nos deparamos no dia a dia. É necessário garantir que são utilizados os documentos necessários, adequados e actualizados. É também fundamental garantir que esses documentos chegam aos colaboradores que deles necessitam ou a quem os utiliza.

A existência de um método ou ferramenta que permita a sistematização, controlo, distribuição, manutenção de documentos e que simultaneamente permita a eliminação (total ou parcial) dos documentos em papel é uma mais valia para a organização.

Como exemplo, propomos o seguinte: uma organização tem um sistema de gestão comum à sede e às filiais. A aprovação de métodos de trabalho, a pesquisa e análise da aplicabilidade é feita na sede. Toda a documentação é aprovada pela administração. Existem verificações de técnicos, alguns localizados permanentemente nas filiais.

A gestão documental do uebe.Q permite que, nesta situação, seja possível a um colaborador criar um documento e indicar quando está finalizada a sua elaboração. É enviado um aviso automático (juntamente com mensagens de e-mail) para todos os técnicos que podem verificar o documento antes da aprovação. Após a provação técnica é de novo gerado um aviso para que os administradores aprovem o documento. Após aprovação é gerado um aviso para todos os colaboradores que podem consultar o documento já aprovado. Todo o processo é feito sem que exista um documento material : existe apenas na base de dados e pode ser consultado simultaneamente pelos diversos utilizadores das várias filiais, sem possibilidade de o alterar, bastando apenas o acesso à intranet. A distribuição da documentação deixa de ser física. Cada uma destas etapas obedece a um sistema base de permissões e circuitos, totalmente parametrizáveis pela organização.

A optimização deste sistema surge quando a gestão documental é apoiada em sistemas de digitalização, que permitem a redução efectiva do papel numa organização.

O módulo “Documentos” do uebe.Q permite registar o histórico dos documentos (criação, datas de alterações e responsáveis, etc.) e promove a não dependência da presença física dos responsáveis pelas diferentes acções. Simultaneamente permite definir método(s) para a gestão documental centralizada, sistematizada e optimizada, disponível em qualquer parte do mundo (mediante permissões adequadas), sendo ainda flexível e adaptável às necessidades de cada organização. É sem dúvida uma ferramenta potente para a gestão documental.

Pedro Paiva
  Outsourcing, parte 2
Neste número damos seguimento ao tema do Outsourcing, focando agora a nossa atenção na estratégia. Seja qual for o nível de outsourcing que pretende, a estratégia define como e quando este é utilizado no processo de desenvolvimento, nomeadamente opta entre outsourcing de componentes de produto, de processo ou soluções mistas.

Importa por isso conhecer as vantagens e desvantagens do outsourcing. As vantagens giram em torno de duas questões fundamentais: a focalização nas actividades principais da empresa e a potenciação da experiência de uma outra empresa. Desta forma destacamos as seguintes vantagens: a redução de custos, a diminuição de tempos de desenvolvimento, a partilha de risco e a eliminação de actividades não nucleares.

As desvantagens que merecem mais destaque são: o potencial aumento do risco associado ao projecto, o controlo reduzido, o conflito de agendas e prioridades e a perca de capital intelectual.

Podem ser utilizados critérios usuais na selecção da empresa para executar o outsourcing, por exemplo, a sua experiência na área a contratar, a equipa afecta ao projecto, a disponibilidade para a execução, as suas credenciais e naturalmente a relação qualidade/preço. No entanto, neste tipo de subcontratação existem outros factores igualmente importantes para o sucesso: a proximidade (física ou virtual), a facilidade de comunicação dos interlocutores e a capacidade de integração com outras equipas.

Para finalizar importa contratualizar algumas questões fundamentais no outsourcing: a previsão de esforço para o projecto, o método de gestão das alterações, a partilha de custos e de proveitos, as diferentes etapas do processo, o planeamento e acompanhamento, a composição e integração das equipas e responsáveis, a forma como são geridos os riscos, a confidencialidade da informação disponibilizada e os direitos de autor.

Defina a sua estratégia e conte com a nossa equipa para o seu próximo projecto.

Rui Lopes
  Breves
ScanSnap - Eficiência e Simplicidade
O ScanSnap da Fujitsu é actualmente uma ferramenta imprescindível no sistema de gestão da Ponto.C. A facilidade e eficiência de digitalização permitiu organizar e distribuir documentos com custos extremamente reduzidos. A conversão automática para o formato PDF é feita premindo apenas um botão.

- Detecta automaticamente a dimensão do papel, cores e páginas em branco
- Digitaliza de ambos os lados do documento
- Até 15 folhas por minuto
- Inclui o software Adobe Acrobat 6.0 Standard
- Dimensões reduzidas : 31 cm x 15,4 cm x 13 cm


Contacte o dsp@pontoc.pt e peça uma demonstração.
Nem toda a energia é bem vinda!

A Ponto.C é actualmente um parceiro certificado da Tsumeb, representando produtos e serviços em soluções electrónicas de alta qualidade. Destacamos actualmente o seguinte:

- Protecções electrónicas contra trovoadas e supressores de picos
- UPSs de pequeno e grande porte
- Apoio na área de segurança de Sistemas de Informação

A experiência com estes equipamentos dá-nos a confiança para disponibilizar soluções Tsumeb aos nossos clientes.

http://www.pontoc.pt/tsumeb.asp
Certificação Nautilus
A Ponto.C felicita a Nautilus pela sua certificação pela norma de referência NP EN ISO 9001:2000 e congratula-se pela selecção do uebe.Q como SI de apoio.

http://www.nautilus.pt/
Microsoft deixa de suportar Java
A Microsoft apenas prestará o serviço de suporte em relação à Microsoft Java Virtual Machine (MSJVM) até ao dia 30 de Setembro de 2004. As aplicações baseadas na linguagem Java que necessitem da MSJVM para funcionar correctamente deverão transitar para outra solução. A MSJVM não será incluida nos novos produtos.

http://www.microsoft.com/java/